Se devi utilizzare un documento italiano all'estero, o un documento straniero in Italia, potresti aver sentito parlare di apostille. Ma che cos'è esattamente e quando è necessaria?
L'apostille è una particolare forma di autenticazione prevista dalla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961. Serve a semplificare l'utilizzo di atti pubblici tra gli Stati che aderiscono alla Convenzione, sostituendo, nei rapporti tra questi Paesi, la tradizionale procedura di legalizzazione diplomatica o consolare.
A cosa serve l'apostille?
L'apostille certifica l'autenticità della firma apposta sull'atto pubblico, la qualità in cui ha agito la persona che lo ha firmato e, quando necessario, l'identità del sigillo o timbro presente sul documento.
È importante però chiarire un aspetto: l'apostille non certifica il contenuto del documento e non è una traduzione.
Per esempio, se devi presentare all'estero un certificato italiano, potrebbero essere necessarie due operazioni distinte:
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l'apposizione dell'apostille sul documento;
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la traduzione del documento nella lingua richiesta dal Paese di destinazione.
L'ordine e le formalità necessarie possono cambiare a seconda del documento, del Paese e dell'autorità alla quale deve essere presentato.
Quali documenti possono richiedere l'apostille?
Tra i documenti per i quali viene frequentemente richiesta troviamo:
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certificati di nascita;
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certificati di matrimonio;
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certificati di morte;
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certificati di residenza;
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certificati del casellario giudiziale;
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atti notarili;
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documenti giudiziari;
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titoli di studio e altri documenti amministrativi.
Non significa però che l'apostille sia sempre necessaria. Esistono accordi internazionali e norme, in particolare nell'Unione europea, che possono eliminare o semplificare determinate formalità per alcune categorie di documenti.
Apostille e legalizzazione sono la stessa cosa?
No.
L'apostille è la procedura semplificata utilizzata nei rapporti tra gli Stati nei quali trova applicazione la Convenzione dell'Aja del 1961.
La legalizzazione, invece, può essere necessaria quando il documento deve essere utilizzato in uno Stato per il quale non è applicabile il sistema dell'apostille, salvo che esistano altre convenzioni o esenzioni.
Prima di procedere è quindi importante verificare in quale Paese sarà utilizzato il documento e quale autorità lo riceverà.
Chi mette l'apostille in Italia?
L'autorità competente dipende dalla natura del documento.
In Italia, a seconda del tipo di atto, l'apostille può essere di competenza della Prefettura oppure della Procura della Repubblica.
Non è quindi il traduttore ad apporre l'apostille.
Il traduttore può invece occuparsi della traduzione del documento e, quando necessario, della relativa asseverazione.
Apostille prima o dopo la traduzione?
È una delle domande più frequenti e non esiste una risposta valida per qualsiasi pratica.
In alcuni casi occorre prima apostillare il documento originale e successivamente tradurre anche l'apostille. In altri casi possono essere richieste formalità sulla traduzione asseverata.
Per questo motivo è consigliabile conoscere prima le richieste dell'autorità destinataria.
Come sapere se il tuo documento necessita di apostille?
Prima di ordinare una traduzione, verifica:
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il Paese nel quale presenterai il documento;
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l'autorità alla quale sarà consegnato;
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se viene richiesta una traduzione semplice, certificata o giurata;
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se è richiesta l'apostille o un'altra forma di legalizzazione;
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se esistono esenzioni applicabili.
Una verifica preventiva può evitare di sostenere costi inutili o di dover ripetere la procedura.
Devi tradurre un documento apostillato?
Se devi utilizzare all'estero un certificato, un atto o un altro documento ufficiale, puoi richiedere la traduzione inviando una scansione leggibile del documento completo.
È importante includere tutte le pagine, i timbri e l'eventuale apostille, in modo che sia possibile valutare correttamente il documento e il tipo di traduzione necessario.